Foaia de calcul este cel mai bun prieten al bucătarului-șef. Sau despre cum se calculează costurile felurilor de mâncare

Lista de costuri din industria ospitalității pare nesfârșită. Există costuri fixe și costuri variabile, iar raportul dintre cele două are o importanță majoră pentru succesul afacerii în ansamblu. Cu cât este mai mare afacerea, cu este atât mai mică rata de eroare! Fără o gestionare corectă a bugetului, putem spune rapid adio afacerii noastre de vis...

Unul dintre factorii esențiali pe care orice patron de restaurant ar trebui să-l ia în considerare este costul total al produsului care urmează să fie vândut, adică a preparatului propriu-zis. Acest mini-ghid arată de ce fiecare manager din domeniul HoReCa trebuie să știe cum să calculeze costurile pentru diferitele feluri de mâncare.

Ce înseamnă de fapt costul preparatului?

Costul preparatului, sau costul bunului vândut (cost of goods sold, COGS), este unul dintre indicatorii cheie pentru orice producător de produse alimentare – inclusiv pentru un restaurant! Pe scurt, este vorba despre costurile pe care restaurantele trebuie să le suporte pentru a produce felurile de mâncare pe care le comercializează. Aici se include și costul băuturilor servite. Ce înseamnă acest lucru în practică? De exemplu, în cazul în care costul unui fel de mâncare este de 30%, trebuie să găsești ingrediente care te costă 30% din prețul din meniu. Dacă un produs din meniu costă 10 dolari, ai nevoie de ingrediente în valoare de 3 dolari.

Costul preparatului este baza pentru calcularea prețului pe care clientul îl vede în meniu. Fără „matematica restaurantului”, managerul nu are de unde să știe dacă face profit sau pierdere. De fapt, fără calcule meticuloase, este greu de știut unde se poate optimiza procentul costurilor fără a compromite calitatea.

Un sushi bar, de exemplu, a servit o cantitate disproporționată de sos de soia și wasabi la fiecare porție, lucru care a fost descoperit doar în timpul unei inspecții a furnizorului. Anterior, personalul a servit porții aproximative din acestea lângă sushi. Reducerea porției de sos de soia și wasabi s-a dovedit a fi o decizie inspirată: restaurantul a economisit aproximativ 150 de dolari pe lună, ceea ce a însemnat 1800 de dolari pe an. Iată rezultatul controlului costurilor!

Un procentaj bine calculat al costurilor cu felurile de mâncare ajută și la elaborarea planului de afaceri. Dacă știm exact cât plătim pentru ingrediente, vom avea o idee mai concretă despre prețul la care putem vinde mâncarea. Acest lucru ne va ajuta să stabilim ce și când să comandăm în avans de la furnizor, câte feluri de mâncare ar trebui să fie în meniu și numărul de personal de bucătărie necesar.

Cum se calculează costul preparatelor și care este procentul ideal de costuri?

Există mai multe elemente de costuri, inclusiv costurile de funcționare, costurile forței de muncă și alte cheltuieli ale restaurantului. De cele mai multe ori, costurile preparatelor sunt calculate la 28-35%, dar unele restaurante funcționează cu succes cu costuri de aproximativ 50%, iar altele falimentează și cu costuri de 10%.

Atunci când calculăm costul unui fel de mâncare, trebuie să ținem cont de doi factori principali. În primul rând, este necesar să se determine cât costă fiecare ingredient. Aceasta este cea mai importantă variabilă din ecuație. În al doilea rând, trebuie să luăm în considerare dimensiunea porțiilor, care va afecta eficacitatea rețetei, sau cât de mult din fiecare ingredient trebuie utilizat pentru a obține un produs vandabil.

De ce anume avem nevoie pentru a calcula costurile preparatelor?

1) Rețete care țin cont de toate ingredientele, inclusiv de greutatea acestora.

2) Prețuri nete pe unitate de greutate sau de volum (acestea trebuie verificate pe facturile primite de la furnizori).

Este important să comparăm întotdeauna valorile nete sau brute și să nu sărim niciodată de la una la alta. Cea mai frecventă metodă este de a lua în considerare valoarea netă. Ingredientele care sunt dificil de convertit în unități standard de ingrediente pot fi calculate pe bază de bucăți (de exemplu, ouăle). Greutatea exactă a condimentelor sau a altor ingrediente ușoare este de obicei dificil de calculat cu exactitate. Prin urmare, este o idee bună să calculăm costul felului de mâncare pentru 5 sau 10 porții.

Odată ce avem rezultatul, trebuie să folosim formula:

prețul (net) de achiziție a ingredientelor / prețul de vânzare (net) x 100%.

Dacă te întrebi cât de des ar trebui să-ți calculezi aceste costuri, răspunsul este „cât mai des posibil”. De fapt, costurile cu felurile de mâncare trebuie să fie evaluate în aproape fiecare etapă a activității firmei:

• la elaborarea planului de afaceri,
• atunci când se introduc preparate și băuturi noi în meniu,
• dacă se schimbă rețeta unui fel de mâncare,
• periodic, de exemplu trimestrial.

Calcularea costurilor pentru felurile de mâncare este esențială atunci când se pregătește un meniu de sezon. Dacă folosim bine posibilitățile oferite de un meniu atractiv și calculăm corect costurile fiecărui ingredient, un meniu de sezon poate crește cifra de afaceri a restaurantului cu până la 10-15% (sursa: Cover Depot Menu).

La ce trebuie să fim atenți atunci când calculăm costurile preparatelor

Odată ce am făcut calculele, putem începe să ne gândim la potențialele economii de costuri. Dar, înainte de a începe, merită să citești ce spune renumitul consultant culinar, Aaron Allen.

1.    Optimizarea costurilor nu înseamnă neapărat producerea unor feluri de mâncare mai ieftine. Atunci când calculăm costul real al unui preparat trebuie să ținem cont și de costurile forței de muncă și de alte variabile. Fiecare restaurant este diferit. Ceea ce funcționează pentru vecinul tău nu trebuie neapărat să funcționeze și pentru tine.

2.    Concentrarea pe rezultatele financiare și recompensarea personalului doar pentru reducerea costurilor se poate dovedi contraproductivă. Spre finalul lunii, personalul poate începe să forțeze economisirea costurilor pentru a se încadra în așteptări. Or, aceasta este o modalitate directă de a pierde clienți în favoarea concurenților care abordează mai echilibrat costurile preparatelor. Dacă bilanțul nu este favorabil, trebuie să aflăm de unde provin diferențele.

3.    Mâncărurile din meniu care reprezintă o ofertă unică și promit o experiență deosebită pentru clienți tind să atingă niveluri mai ridicate de profitabilitate, chiar dacă necesită mai multă muncă.În schimb, preparatele cu valoare adăugată redusă pot concura în principal prin prețuri mai mici.

Calculatorul de costuri: asistentul digital al patronului de restaurant

Calcularea costurilor necesită nu numai timp și atenție, ci și date actualizate privind inventarul și vânzările. Calculatoarele pot ajuta la eficientizarea întregului proces de calcul al costurilor preparatelor. Calculatoare gratuite, mai simple, de pe internet (cum ar fi, de exemplu, soluția pusă la dispoziție de American Foods Group), oferă o estimare eficientă a costurilor în funcție de ingrediente. Calculatoarele mai avansate permit analize cuprinzătoare, luând în considerare inclusiv datele de stoc și rezultatele vânzărilor.

Ce trebuie să avem în vedere când alegem o aplicație de calcul al costurilor felurilor de mâncare? Cel mai important, aplicația trebuie să fie intuitivă și ușor de utilizat. De asemenea, este important ca instrumentul de calcul să transforme cu ușurință diferitele unități de măsură: greutatea, volumul și numărul de bucăți. Trebuie să ne asigurăm și că aplicația este adaptabilă și producătorul ne oferă suport tehnic în caz de probleme.

Iată cinci aplicații dovedite de calcul pentru restaurante, cu o gamă mai largă de funcții:

1.    GoFrugal

Sistem POS (punct de vânzare) pentru afaceri din domeniul HoReCa de toate dimensiunile, care le permite să-și gestioneze finanțele, stocurile și deșeurile.

2.    MarketMan

Sistem de gestionare a stocului cu o funcție de calcul al costurilor preparatelor, dar și de gestionare a deșeurilor.

3.    Lightspeed

Sistem POS cu funcționalitate de raportare, integrat cu diverse platforme de plată și takeaway.

4.   Apicbase

Sistem de planificare a meniurilor cu funcții de gestionare a stocului și a volumului de muncă al personalului. 

5.    CrunchTime

O platformă de gestionare a restaurantului ușor de utilizat, cu funcții de instruire și de gestionare a volumului de muncă al noilor angajați.

Nu e magie, e doar matematică!

Vorba lui Dwight Eisenhower: „planurile nu înseamnă nimic, dar planificarea este totul”. Un manager de restaurant care cunoaște exact procentele de costuri și știe cum să calculeze va fi un jucător mult mai conștient pe piață. Acesta va ști cu cât își poate vinde preparatele și cât poate cheltui pe ingrediente. Cu o planificare adecvată a bugetului, restaurantele pot prepara și vinde mai multă mâncare, deoarece clienții vor simți că beneficiază de calitate reală în schimbul banilor cheltuiți. Aplicarea corectă a formulei de costuri menține costul pe porție la un nivel scăzut și asigură o calitate ridicată a produsului.

Surse:

https://get.apicbase.com/reduce-food-cost/

https://blog.madmobile.com/reduce-restaurant-food-costs

https://bvad.pl/jak-prawidlowo-liczyc-food-cost-czyli-co-kazdy-restaurator-wiedziec-powinien